Universitas Borneo Tarakan Gelar Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Berbasis Digital dan Manajemen Risiko
Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (LPMPP) Universitas Borneo Tarakan (UBT) menyelenggarakan kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) bertempat di Ruang Rapat Senat Lantai 4 Gedung Rektorat UBT. Kegiatan penting ini dihadiri oleh jajaran pimpinan universitas, fakultas, hingga unit kerja di lingkungan UBT.
Kegiatan RTM ini dibuka secara resmi oleh Rektor Universitas Borneo Tarakan, Prof. Dr. Yahya Ahmad Zein, S.H., M.H. Dalam sambutannya, Rektor menekankan pentingnya pelaksanaan RTM sebagai bagian tak terpisahkan dari tata kelola perguruan tinggi yang transparan, akuntabel, dan berbasis data (data-driven decision making).
“RTM sangat penting untuk proses tata kelola yang berbasis pada data dan juga untuk menunjang peningkatan akreditasi institusi maupun program studi. Saya menyambut baik dan mengapresiasi terobosan tahun ini yang sudah menggunakan aplikasi berbasis digital, sehingga tidak lagi dilakukan secara manual. Harapannya, RTM ini benar-benar menjadi bahan evaluasi komprehensif agar kita dapat terus memperbaiki sistem dan tata kelola di UBT secara berkelanjutan,” ujar Prof. Yahya.
Inovasi Penjaminan Mutu: Aplikasi SIPENJAMU dan Cakupan Audit Non-Akademik
Sementara itu, Kepala LPMPP UBT, Dr. Aditia Syaprillah, S.H., M.H., dalam sambutannya menjelaskan beberapa pembaruan mendasar pada konsep RTM tahun ini dibanding tahun-tahun sebelumnya.
Dr. Aditia menyampaikan bahwa pada RTM kali ini, jika hasil temuan Observasi (OB) maupun Ketidaksesuaian (KTS) dapat ditindaklanjuti dan diselesaikan di tingkat program studi, maka penyelesaiannya langsung dituntaskan di tingkat prodi.
Selain itu, tahun ini menjadi momen perdana implementasi Aplikasi SIPENJAMU (Sistem Penjaminan Mutu Internal) yang dirancang untuk menunjang dan memudahkan efisiensi kerja baik bagi auditi maupun auditor. Tidak hanya mencakup bidang akademik, cakupan audit penjaminan mutu tahun ini juga diperluas hingga ke unit non-akademik, seperti Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama (BAKK), Perpustakaan, UPT TIK, serta unit pendukung lainnya.
Untuk menjamin kualitas dan standar objektivitas audit, UBT menerjunkan auditor yang seluruhnya telah tersertifikasi oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP), terdiri dari 27 orang asesor bidang akademik dan 5 orang asesor bidang non-akademik.
Pemaparan RTM Berbasis Manajemen Risiko
Hal berbeda lainnya yang menjadi fokus utama RTM tahun ini adalah penerapan pendekatan Manajemen Risiko. Pemaparan peta dan analisis risiko disampaikan secara lugas oleh Kepala Pusat Penjaminan Mutu Internal LPMPP UBT, Ricky Febrinaldi Simanjuntak, S.Pd., M.Si.
Berdasarkan hasil pemetaan mutu dan audit, teridentifikasi sebanyak 22 risiko, dengan rincian:
- 2 Risiko Ekstrem (Extreme Risk)
- 18 Risiko Tinggi (High Risk)
- 2 Resiko Sedang (Medium Risk)
Salah satu contoh kasus risiko yang disoroti berada pada area Pembelajaran Kurikulum Program Studi (PS), yaitu kejadian risiko belum tersusun dan ditetapkannya materi pembelajaran secara lengkap dalam kurikulum PS. Akar penyebab utama masalah ini adalah belum terbentuknya tim khusus penyusun pedoman kurikulum.
Sebagai bentuk mitigasi dan tindakan penanganan, dirumuskan langkah konkret berupa penerbitan Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Pembentukan Tim Penyusun Pedoman Kurikulum, serta penyusunan dan penetapan Rencana Pembelajaran Semester (RPS), modul, dan bahan ajar.
Dalam pemaparannya, Ricky Febrinaldi juga menegaskan krusialnya memberikan prioritas utama penanganan pada 2 risiko ekstrem yang teridentifikasi. Pengisian jadwal pelaksanaan bulanan serta laporan pemantauan berkala wajib dilakukan oleh setiap unit kerja terkait agar kemajuan (progress) mitigasi risiko dapat dilacak secara akurat dan terukur.
Acara kemudian dilanjutkan dengan sesi diskusi hangat dan interaktif bersama seluruh peserta Rapat Tinjauan Manajemen untuk merumuskan langkah tindak lanjut bersama demi mewujudkan budaya mutu (quality culture) yang berkelanjutan di Universitas Borneo Tarakan.